Best Document Management System – 2021

Que vous le sachiez ou non, votre organisation saisit, stocke et récupère des centaines de documents chaque jour. Il peut s’agir d’un document électronique, d’un document papier, d’un tableur, d’un document numérisé ou d’une image. Pour la plupart des organisations, le processus est extrêmement long et lourd. C’est là que le système de gestion des documents devient extrêmement important. Le système de gestion des documents peut être utilisé pour saisir tous ces documents et les stocker dans des documents électroniques faciles à trouver. Selon l’Association pour la gestion intelligente de l’information, les logiciels de gestion de documents « comprennent l’acquisition de documents et de contenu, les flux de travail, l’archivage de documents, les systèmes de sortie et les systèmes de recherche d’information, ainsi que les processus utilisés pour suivre, stocker et contrôler les documents ».
Type de système de gestion de fichiers: Crédit Image: folderit bien que le logiciel du système de gestion de documents soit généralement utilisé pour gérer l’Organisation et la conservation des documents numériques, il est classé de diverses façons en fonction du stockage et de la fonctionnalité. Nous nous concentrerons ici sur ces deux types de systèmes de gestion électronique des documents. Fondamentalement, les systèmes électroniques de gestion de documents sont divisés en quatre types selon leur mode de stockage: les systèmes locaux de gestion de documents basés sur leur mémoire: la solution locale est de stocker vos documents et vos fichiers sur un serveur de maintenance et de risque.
De nombreuses entreprises aiment ce SGD principalement parce qu’elles peuvent tout contrôler et ne dépendent pas d’autres sources. Vous serez seul responsable de la sécurité des données. Il est recommandé de cibler les entreprises (p. ex., les bureaux juridiques, les organismes gouvernementaux, etc.) qui ont besoin d’une sécurité solide en raison du contenu du document.
L’avantage est que la gamme personnalisée n’est pas aussi large que prédéfinie et que la courbe d’apprentissage est élevée. Les systèmes de gestion de fichiers sont également classés en fonction de la façon dont les fichiers sont stockés et protégés. Nous discutons de son type en fonction de la fonction du système de gestion des documents. Le type dépend de la fonctionnalité de son système de gestion du contenu: le système de gestion du contenu est conçu pour organiser, partager et publier un large éventail de contenus pour les utilisateurs du Web. CMS permet aux utilisateurs de publier directement sur le Web. Certains CMS populaires sont WordPress, Drupal et Joomla.
Systèmes de gestion des documents: les organisations utilisent généralement des systèmes de gestion des documents pour tenir à jour leurs documents spécifiques, en particulier ceux qui ont trait aux opérations. Elles sont principalement utilisées par des entreprises réglementées par le Gouvernement, comme les soins de santé, le bien – être des entreprises, etc. Les systèmes de gestion des dossiers aident à réduire au minimum le risque de différends. Système de gestion du contenu de l’entreprise: le système de gestion du contenu de l’entreprise traite le contenu comme un SGC, sauf qu’il se concentre sur l’ensemble du processus d’une activité particulière. Par conséquent, il s’agit d’un processus plus vaste qui englobe tous les processus impliqués dans l’entreprise et qui ne se limite pas à la gestion du contenu.
Système d’imagerie de documents: le système d’imagerie de documents est utilisé pour stocker, gérer et réimprimer des images de documents. Ils aident à convertir des copies physiques en fichiers numériques, ce qui permet de stocker les images en toute sécurité sans risque de perte. Système de gestion des flux de travail: les processus répétitifs perdent toujours du temps. Les systèmes de gestion des flux de travail aident à automatiser les tâches quotidiennes afin de simplifier certains flux de travail. Aidan.
Fournir la bonne Documentation à la bonne personne au bon moment.
Voir aussi: meilleurs exemples de documents pour le meilleur logiciel de gestion de documents de l’utilisateur – 2021 jetons un coup d’oeil à certains logiciels de gestion de documents internes basés sur le cloud avancé qui vous aideront à mieux gérer vos documents et vos fichiers. Système de gestion de documents basé sur WordPress: WordPress lui – même est un système de gestion de contenu créé principalement pour les types de contenu des billets de blog. Mais il peut être étendu pour servir de système de gestion de fichiers. Aide: Helpie est principalement une solution de gestion des connaissances qui stocke le contenu de la base de connaissances. Mais il peut également être modifié pour utiliser une solution de gestion de fichiers de composition où les documents sont stockés dans des articles de base de connaissances afin que vous puissiez trier et organiser les documents pour faciliter la recherche et l’utilisation des documents.
Il peut également être utilisé avec l’extension wordpress pour supporter les fichiers mentionnés ci – dessous. Propriété helpie: ce plug – in fournit un accès de première et de dernière ligne pour créer, modifier et gérer des documents. Lorsque vous ajoutez du contenu ou téléchargez des documents à partir de l’avant ou de l’arrière – plan, vous pouvez spécifier une catégorie de documents et ne voir que la liste des documents dans cette catégorie. La documentation ne peut être limitée qu’à certains utilisateurs et groupes d’utilisateurs, selon leur fonctionnalité dynamique. Vous pouvez limiter un document ou une catégorie de document spécifique ou un dossier entier à l’utilisateur. Par défaut, vous pouvez également exposer l’état du document. Vous pouvez également soumettre des documents pour examen avant de les télécharger. Vous pouvez laisser l’Administrateur voir le document seul, ou vous pouvez configurer n’importe quel utilisateur pour voir le document en lui fournissant la tête
Prix d’accès du Groupe d’utilisateurs: 19 $\/ licence générale 95 $\/ licence étendue obtenez le plug – in WordPress file manager maintenant! Le meilleur logiciel de gestion de documents en nuage: efilecabinet: Efilecabinet est l’une des meilleures solutions avancées pour les systèmes de gestion de documents. Il est responsable de l’ensemble du processus, de l’automatisation à la création, à la personnalisation et au contrôle des flux de travail. Features of efilecabinet: it has a powerful Automatic System to Automatically Identify and organize files Based on Information contained in the files, so you can automatise redondant tasks such as data input, Des fonctions telles que l’approbation ont des fonctions de flux de travail uniques qui vous aident à planifier efficacement les activités et à mieux comprendre l’exécution de vos processus opérationnels. L’authentification à deux facteurs et les permissions basées sur les rôles, même la mise en place d’un modèle d’authentification IP ou basé sur l’emplacement, peuvent être utilisées pour personnaliser l’arborescence des dossiers de documents dans l’ensemble du système, accessibles à partir d’un navigateur Web ou d’une application de bureau, et peuvent être stockées sur place ou dans le cloud prix: de base: 15 $par utilisateur par mois Avantage annuel (25 go de stockage): 55 $\/ mois \/ utilisateur facturation annuelle (1 TB de stockage) entreprise: 99 $\/ mois \/ utilisateur facturation annuelle (5 TB de stockage) illimité – 199 $\/ mois \/ utilisateur facturation annuelle (stockage illimité) obtenez l’armoire efilecabinet immédiatement! Dokmee: Dokmee est une plateforme de gestion de contenu d’entreprise qui vous aide à organiser, protéger et gérer efficacement vos fichiers. Fonction dokmee: prend en charge plusieurs fichiers, y compris PDF, TIFF, Word, Excel, dessin Cao automatique, e – mail, etc. il a la fonction d
Acquisition, qui prend également en charge l’imagerie de documents et l’acquisition de données en tant qu’outil complet d’acquisition de données, avec des fonctions telles que la séparation automatique des fichiers, l’identification des codes à barres, la roc, etc. Il vous fournit un outil flexible de conception de flux de travail qui vous aide à créer des processus en fonction des besoins opérationnels plutôt que de les emballer dans un flux de travail conçu par un développeur de logiciel où plusieurs utilisateurs peuvent voir des fichiers en même temps. Avec le contrôle de version et le journal de contrôle intégré pour l’édition et la révision, toutes les activités et tous les fichiers du système sont suivis et enregistrés afin de générer facilement les prix déclarés: ils offrent des démonstrations gratuites, mais vous devez contacter directement leur équipe de soutien à la clientèle pour obtenir des devis personnalisés. Trouvez dokmee maintenant! Documents: Si vous cherchez une solution entièrement basée sur le cloud, docuware est le bon choix pour vous. Docuware Features: excellent choix pour les petites et moyennes entreprises dont l’intégration du stockage en nuage et de la bureautique vous aide à créer un environnement de travail numérique parfait il dispose de capacités d’indexation qui garantissent automatiquement que tous les types de documents sont stockés au bon endroit pour le traitement des factures et La mise en page de l’interface utilisateur est intuitive et peut être personnalisée pour chaque entreprise en fonction des exigences disponibles dans 16 langues. Docuware dessert actuellement 14 000 clients dans 90 pays et dispose d’un réseau mondial de plus de 650 partenaires. Prix: similaire à dokmee. Vous devez communiquer avec leur équipe pour obtenir un devis. Téléchargez docuware maintenant! Système de gestion de documents Open Source: il existe de nombreux logiciels de gestion d
Les documents nouveaux ou modifiés sont disponibles dans plusieurs langues, notamment: Prix en allemand, chinois, croate, anglais, néerlandais, portugais, espagnol et turc: opendockman est entièrement gratuit. Obtenez opendockman maintenant! J’espère que cet article vous aidera à comprendre clairement le système de gestion de documents et le logiciel \/ plug – in qui vous convient. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à poster des informations sur ces plugins de gestion de documents WordPress dans la section commentaires ci – dessous.