Comment traiter les plaintes des clients

Même si tu n’as pas fait d’erreur. L’anxiété que j’ai éprouvée au sujet du service à la clientèle m’a amené à vous expliquer ce que nous avons fait et comment nous l’avons géré lorsqu’un de nos clients a eu de tels problèmes avec nos dernières mises à jour. Nous avons récemment procédé à des mises à jour importantes de nos produits, qui sont très nombreuses. Il y a tant de fonctionnalités, tant de changements et tant de corrections dans notre conception. Nous l’avons testé presque quatre fois et nous l’avons amélioré à chaque fois. Après un travail acharné, nous l’avons finalement publié et nous en sommes satisfaits, car de nombreux clients sont satisfaits de la mise à jour.
Beaucoup nous admirent. Au milieu de cette excitation, nous avons reçu un courriel de soutien mal formulé. Il dit que cette mise à jour a complètement détruit son site Web. En tant que CRM, j’y travaille. Au début, quand j’ai vu le courrier, j’ai commencé à ressentir de la pression et j’étais très inquiète de ce que nous allions faire. Bien que beaucoup de clients soient heureux et que tout se passe bien, ce client m’a fait peur. J’ai commencé à penser à ces choses, c’est vrai pour tout le monde; Tout le monde va se plaindre.
C’est le problème de l’anxiété. L’anxiété vous fait supposer que beaucoup de choses ne sont pas vraies du tout. Puis je me suis dit: « tout ira bien. Restez calme et essayez de comprendre ce qui s’est réellement passé. » puis je me suis calmé et je lui ai répondu, d’abord en demandant des excuses, puis des détails. Bien qu’il ait été très dur dans sa réponse aux questions, j’ai décidé de ne pas être pressé et j’ai commencé à vérifier les Questions sur son site Web. Je n’étais pas pressé de faire quoi que ce soit; je voulais juste savoir pourquoi. Très calme et je me suis senti un peu mal à l’aise. J’ai une idée: \
Alors…
La plupart des notations 5 étoiles obtenues par nos produits sont suivies par nos clients après avoir fourni la solution ou la fonctionnalité requise. Trouver un système efficace pour réduire les plaintes: l’une des principales étapes du traitement des plaintes des clients consiste à ne pas traiter la même question à plusieurs reprises. Il est important de trouver un moyen efficace de réduire les plaintes continues afin de gérer les plaintes des clients. Si nous traitons les mêmes plaintes encore et encore, nous perdons beaucoup d’argent, d’énergie et de temps. Alors, quelle est la solution?
La meilleure façon de réduire les plaintes persistantes est de documenter toutes les plaintes et d’organiser chaque problème et solution en double à l’aide d’un outil de base de connaissances. Qu’est – ce qu’une base de connaissances? La base de connaissances est une base de données bien organisée pour la création et le partage de contenu de connaissances. Le logiciel qui aide à recueillir, organiser et récupérer le contenu des connaissances est appelé le logiciel des connaissances de base. Les bibliothèques en ligne utilisent souvent des logiciels de base de connaissances pour gérer l’information sur les produits, les services ou les sujets. Dans notre cas, afin de réduire les plaintes, la base de connaissances serait un outil parfait pour organiser toutes les questions et réponses en une seule page afin que chaque client puisse trouver sa propre solution au problème plutôt que de venir à vous à chaque fois. Cela réduira considérablement les plaintes que vous recevrez quotidiennement afin de mieux traiter les autres plaintes inévitables. Si vous cherchez le meilleur logiciel de base de connaissances, nous vous recommandons fortement le logiciel de base de connaissances helpie. Helpie est un logiciel avancé de base de connaissances pour la création, le partage et la collaboration de contenu de connaissances. La base de connaissances de helpie est le plugin wordpress; C’est – à – dire que vous devez l’utiliser avec wordpress CMS. WordPress est facile à utiliser et CMS (Content Management System)
Système) convient aux débutants et vous pouvez l’utiliser pour créer n’importe quel type de site Web. Le plugin helpie ajoute des fonctionnalités basées sur la connaissance aux sites WordPress. Apprenez à votre agent client à gérer efficacement les réclamations des clients: La formation du personnel au traitement approprié des plaintes et le respect de lignes directrices particulières peuvent grandement aider à mieux gérer les plaintes des clients. Assurez – vous de consacrer du temps et de l’argent à la formation optimale de vos employés, ce qui est essentiel au succès de votre entreprise. Le problème, cependant, est que de nombreuses petites entreprises n’ont pas le temps de former patiemment de nouveaux employés. La plupart des entreprises doivent former leurs nouveaux employés plus rapidement et ne peuvent pas se permettre des milliers de dollars par mois. La meilleure façon de résoudre ce problème est de créer un portail de gestion des connaissances qui contient tout le contenu des connaissances acquises dans le cadre de la collaboration. Les systèmes de gestion des connaissances vous aident à créer, partager et gérer les connaissances organisationnelles que les employés peuvent apprendre. Il s’agit également d’un espace de collaboration où vous pouvez documenter les discussions et les décisions, aider les employés à améliorer leurs connaissances et leurs compétences et les appliquer au besoin. Vous pouvez également avoir toute la documentation, comme des FAQ, des guides et d’autres documents utiles pour aider à la formation des employés. Un bon logiciel de base de connaissances vous aidera à créer un système intelligent de gestion des connaissances pour la formation des employés. Système de billetterie: La dernière étape de la gestion des plaintes des clients consiste à mettre en place un système de billetterie pour votre entreprise. L’amélioration de la qualité du service à la clientèle est la partie la plus importante du traitement des plaintes des clients. Vos clients seront heureux lorsque vous améliorerez le service à la clientèle. Cela augmentera