Comment organiser un événement virtuel: pratiques exemplaires

Lorsque la pandémie de coronavirus de 2019 a commencé, de nombreuses entreprises ont été contraintes d’organiser des événements virtuels plutôt que des événements en personne. Du concert à la Conférence, tout est entré dans le monde numérique. Bien qu’il s’agisse au départ d’un grand défi, il est clair que les activités virtuelles offrent de nombreux avantages. Les événements virtuels sont moins chers, ont moins d’impact sur l’environnement et sont accessibles à un public plus large. Par exemple, en 2018, cochera a décidé de diffuser son événement sur YouTube. Cela a permis à plus de 40 millions de personnes, et non à des milliers de spectateurs, de regarder ce festival historique.
De nombreux outils en ligne permettent aux entreprises d’organiser des événements en ligne. De Twitter à la diffusion en continu en direct en passant par la vidéoconférence, il existe de nombreuses façons d’organiser des événements virtuels. Comment votre entreprise organise – t – elle des événements virtuels, offre – t – elle une expérience numérique exceptionnelle et encourage – t – elle l’interaction? Cet article explique comment accueillir une activité virtuelle. Il analysera ce qu’une activité virtuelle réussie devrait et ne devrait pas faire. Événements La première étape de ce tutoriel sur l’hébergement d’événements virtuels est de comprendre les types d’événements à héberger. Il y a un but clair dans l’esprit, Puis décidez de la meilleure façon de l’atteindre. Vous devez d’abord décider qui est votre public idéal. Sont – ils des collègues, des clients existants ou de nouveaux clients? Voulez – vous qu’ils interagissent ou observent? Fixer des objectifs clairs pour les activités.
Une fois que vous avez identifié les objectifs et le public de l’événement, vous pouvez considérer le sujet. Commencez par un sujet. Quel mot représente le mieux votre but? Ensuite, créez un titre autour du mot principal. Une fois que vous avez des objectifs et des titres clairs, vous pouvez commencer à penser à la forme de l’activité. Comment voulez – vous rendre l’information? Devrait – on y parvenir par des présentations, des questions – réponses, des vidéos, des entrevues? Ou tu pourrais avoir un peigne.
Eltie. Le rythme des événements virtuels est différent de celui des événements en direct. De plus, de nombreuses personnes s’adaptent encore aux plateformes virtuelles. Assurez – vous que les Haut – parleurs que vous sélectionnez sont gérés et adaptés à la plateforme virtuelle. Il est important d’être concis et précis. N’oubliez pas que les séances de questions – réponses nécessitent plus de temps sur la plateforme virtuelle. Les participants peuvent ne pas être en mesure d’allumer le microphone ou d’accéder à Internet.
Une solution est de poser des problèmes avec les scripts. Cela permet également à l’orateur de préparer sa réponse. L’autre consiste à demander aux participants d’envoyer des questions sur les médias sociaux ou de discuter à l’avance. Rappelez – vous que les téléspectateurs virtuels sont plus difficiles parce qu’ils peuvent se cacher derrière l’écran. Voici quelques conseils pour les conférenciers d’événements virtuels: essayez si quelqu’un vient de commencer à parler à un événement en ligne, il a besoin de répétitions pour s’y habituer. Même si quelqu’un a l’expérience de parler en ligne, il est préférable de répéter pour éliminer tout obstacle. Utilisez cette plate – forme pour expérimenter et comprendre la plate – forme et apprendre à la gérer. L’objectif est de limiter autant de problèmes techniques que possible. Assurez – vous que vos Haut – parleurs savent comment muter, partager l’écran, supprimer les filtres, etc.
Comme le montrent de nombreuses vidéos virales, les animaux de compagnie, les enfants et d’autres choses interrompent les orateurs pendant les activités virtuelles. Trouvez un endroit calme à l’avance avec un fond attrayant et un minimum d’interférence. Pendant l’événement en direct, le public peut voir tout le corps de l’orateur. Les vidéoconférences limitent leur capacité à voir des gros plans faciaux. L’orateur doit faire attention à toute attitude extravagante ou distrayante. Les gestes dans l’activité physique font paraître l’orateur naturel, mais les gestes sur la photo
Ils peuvent sembler gênants ou difficiles. Pratiquez à parler et à faire des gestes dans la caméra. Faites attention à ce qui semble approprié et n’affaiblissez pas l’information. Do: essayez le sponsor Comme pour les événements sportifs, demandez aux commanditaires de promouvoir et de financer votre événement. Créez des forfaits avec différents engagements, prix et roi. Contactez plusieurs personnes pour voir si elles sont prêtes à parrainer ou à travailler avec vous à cet événement. Des forfaits et des options personnalisés vous aideront à obtenir un large choix de commanditaires. Il n’est pas difficile de joindre des commanditaires à un événement virtuel. Utilisez la vidéo, la diffusion en direct, les médias sociaux, etc. Consacrer une partie de leur temps d’activité afin qu’ils puissent se présenter eux – mêmes ou leurs produits. Il existe plusieurs options pour afficher le logo et le contenu qui ont le même impact que les événements auxquels vous participez en personne. La prochaine étape de la promotion d’un événement virtuel est de le promouvoir. La promotion d’activités virtuelles n’est pas différente de la promotion en personne. Voici quelques idées: écrire un billet de blog Incluez dans votre blog ce qui vous a inspiré à planifier cet événement, quand et quoi. Expliquez aux gens pourquoi il est important pour eux maintenant et comment il améliorera leur vie. Partagez vos billets de blog sur les médias sociaux en utilisant des étiquettes pour atteindre autant de personnes que possible. Créer son propre label pour l’événement est une bonne idée pour permettre au public d’interagir pendant l’événement. Ils peuvent poser des questions ou publier du contenu avec des étiquettes d’événements. Cela encouragera la participation et élargira la portée des activités. Envoyer une liste d’abonnés par courriel utilisez la liste de diffusion pour envoyer des renseignements sur l’activité. Incluez les informations que vous souhaitez écrire dans votre billet de blog ou envoyez – leur un lien vers ce billet de blog. Envoyez un message de remerciement aux participants. Bon de commande
Convenir qu’un événement virtuel n’est pas l’équivalent en ligne d’un événement physique. Ils doivent être de tailles différentes pour répondre à des besoins différents. Par exemple, il est difficile de demander à quelqu’un de passer huit heures par jour devant son ordinateur tout le week – end. Soyez réaliste et adaptable afin que vous puissiez attirer les gens lorsque les activités virtuelles sont confrontées à des défis. N’oubliez pas de faire l’histoire: adaptez l’histoire à un événement virtuel différent de l’événement physique Il n’est pas possible de créer la même expérience que les invités ont dans le sport. Mais vous pouvez les immerger dans de belles expériences. Vous pouvez commencer par la page de connexion. Créez une page d’atterrissage qui impressionne et attire votre public. Ensuite, utilisez les ressources que vous présentez dans l’événement pour créer une expérience immersive. Utilisez des vidéos, des images, des graphiques et d’autres visuels élaborés pour attirer les clients. Enfin, faites participer les invités. Cela sera discuté plus loin dans cet article. Ne faites pas: essayez de créer la même expérience qu’un événement physique faites ce qui suit: le succès de créer un événement fascinant physique et virtuel en utilisant les outils virtuels que vous gérez dépend de la façon dont il est géré. Il ne s’agit pas seulement de trouver une plate – forme hôte et des outils de vidéoconférence pour l’événement. Pour mieux gérer les activités, vous devez consulter les activités sur le site Web, accepter les inscriptions, les paiements, etc. Il existe de nombreux outils de gestion qui vous offrent de la flexibilité. Ils automatisent également le processus de planification des événements afin que vous ne perdiez pas de temps à exécuter manuellement. Voici quelques solutions de gestion: Amelia Amelia devrait être votre premier choix si vous cherchez un plug – in fiable pour la réservation d’événements. Il s’agit d’un expert en réservation tout – en – un puissant, mais très facile à utiliser. En outre, il gère vos réservations 24 heures sur 24,
Vous pouvez donc passer plus de temps à vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre travail. Amelia envoie des avis automatisés aux utilisateurs et à vos employés pour les aider à choisir les services et les employés qui correspondent le mieux à leurs besoins, à traiter les factures et les paiements, etc. De plus, il s’agit d’un service d’enregistrement d’événements hautement personnalisable, ce qui signifie que vous serez en mesure de le personnaliser pour correspondre le mieux à votre marque. WP Event Manager Fonteva Diapositive Calendrier intégré des événements Organisateur de l’événement Duo néerlandais Wow! Outils de configuration Objectif: utiliser l’engagement du logiciel de gestion optimal Les gens d’aujourd’hui ont peu de temps pour se concentrer et sont plus distraits à la maison. Pour faire face à cette situation et attirer l’attention des clients, la participation du public est essentielle. Vous devez offrir la possibilité de participer à l’événement à vos invités. Prenez le temps d’inviter le public. Il y a plusieurs façons de le faire: effectuer un quiz d’assaut utiliser des fonctions interactives afin que les membres du public puissent répondre aux questions ou participer à un sondage permettre aux invités d’écrire des questions ou des commentaires pendant le chat accepter des demandes et des suggestions solliciter des commentaires utiliser les médias sociaux permettre aux téléspectateurs de commenter ou de publier du contenu à des fins d’étiquetage spécifiques Chasse au Trésor, classement, etc. Au cours de l’événement, ces idées de participation du public donneront à vos invités une impression durable de votre événement et de votre organisation. Ce que vous devez faire: planifiez la façon dont votre auditoire participera à l’accessibilité afin que tous les participants aient accès à votre événement. Les personnes ayant une déficience visuelle ou auditive sont souvent négligées. Il contient des fonctionnalités qui permettent à tout le monde de saisir des informations. L’idée est d’ajouter des sous – titres aux vidéos préenregistrées. Ou
Utilisez de grandes polices dans n’importe quelle image ou fournissez le manuscrit actif plus tard. Envisagez d’autres façons d’inclure chaque participant dans votre activité virtuelle spécifique. Une chose à laquelle vous pouvez vous attendre est la difficulté technique. Ceci est courant lors de l’hébergement d’événements virtuels. En raison de la forte demande de réseaux à large bande, il est maintenant plus répandu. Cependant, vous pouvez préparer et planifier des sauvegardes à l’avance afin que l’activité puisse se dérouler sans heurt. Voici comment se préparer aux questions techniques: tests pré – compétition, tests des conférenciers, Microphone et connexion Internet il y a un support technique ou une équipe prête à aider à résoudre tout problème il y a des sauvegardes d’images et de présentations il y a des Haut – parleurs de sauvegarde si quelqu’un a une connexion Internet crash plan si quelqu’un a des difficultés techniques comment l’activité se déroulera s’il vous plaît quelqu’un pour vous aider à désactiver Le client sait très bien ce que la plate – forme hôte ne devrait pas faire: attendre avec impatience une activité sans difficultés techniques: préparer un rapport de plan de sauvegarde pour les problèmes que vous pourriez rencontrer Un grand avantage des événements virtuels est qu’ils peuvent obtenir des données utiles. De nombreuses plateformes virtuelles offrent des outils intégrés pour fournir des rapports d’événements. Utilisez ces outils pour saisir les enregistrements et les ajouter à la CRM et à la liste de diffusion. Utilisez des informations détaillées sur le contenu pour mesurer le roi et optimiser les indicateurs de KPI. Gardez à l’esprit que les mesures des événements virtuels sont différentes de celles des événements physiques. Par conséquent, les résultats des événements virtuels peuvent varier. Apprenez Comment lire les rapports d’événements virtuels pour voir si les événements ont réussi et comment les améliorer. Discuter des résultats escomptés avec les partenaires commerciaux afin de mesurer avec précision le succès des activités. Ce qu’il faut faire: tirer parti des événements virtuels
Je vais recueillir des rapports approfondis sur les considérations finales concernant l’organisation d’événements virtuels les événements en ligne ne disparaîtront pas, il est donc temps que votre entreprise apprenne à organiser des événements virtuels. Planifier une activité en ligne réussie ne consiste pas seulement à télécharger une plateforme et à parler à la caméra. Cela exige une planification et une organisation minutieuses. Les dispositions relatives aux pensions doivent répondre aux défis posés par les activités virtuelles et en tirer le meilleur parti. Des efforts sont nécessaires pour attirer le public et offrir une expérience attrayante. L’application de dos et non dos dans ce guide pour guider la tenue d’événements virtuels maximisera le succès de vos événements en ligne. L’utilisation du meilleur logiciel pour le gérer fera de vous un organisateur d’événements virtuels irrésistible. Si vous aimez lire cet article sur la façon d’organiser un événement virtuel, vous devriez lire cet article sur la façon de réserver des photos en ligne sur Facebook. Nous avons également écrit des sujets connexes comme l’application de réservation de photos, l’application de réservation de rendez – vous, l’application de planification de groupe optimale, l’application de planification de rendez – vous optimale et l’application de rappel de rendez – vous optimale.