Amélioration de la productivité grâce à l’utilisation d’une matrice critique d’urgence

Si vous faites tout avant la fin d’une journée (ou d’une heure ou d’une semaine), la matrice d’urgence vous indiquera ce qui doit être concentré maintenant et elle le fera bientôt.
Autre chose: une matrice importante et urgente est très utile lorsque vous vous concentrez sur la responsabilité, et elle est également utile lorsque vous essayez de simplifier votre flux de travail et de réduire la graisse dans le système de référence. Ne répétez pas les actions et ne perdez pas de temps. Utilisez occasionnellement la matrice pour évaluer pourquoi vous faites ces choses à plusieurs reprises. J’ai fait beaucoup de choses avec cette matrice, allant de la réduction des heures de travail et de repos du matin à la décision d’abandonner les clients et les projets. Comment utiliser la matrice de criticité d’urgence pour catégoriser les choses à faire et les tâches une fois que vous avez commencé, la matrice de criticité d’urgence est facile à utiliser, mais il faut maintenant du temps pour comprendre le type de tâche dans chaque quadrant.
Urgent et important: commencez maintenant. La vie n’est pas possible sans une tâche urgente et importante. Cependant, quand ils arrivent dans ce Quadrant, vous pouvez être dans une sorte de crise ou d’état d’urgence, même si cela signifie seulement une journée entière de travail sans garantie de sommeil. Ce sont les éléments que vous devez traiter, par exemple, il y a cinq minutes. Si vous les laissez sans surveillance, vous aurez des ennuis. Les délais, les pannes de matériel ou de logiciel et les plaintes des clients sont classés dans la catégorie « urgent et important ». Exemple: À partir d’aujourd’hui, programmez des messages sur les médias sociaux sur les ventes. Comme le client n’est pas satisfait de la première soumission, veuillez vérifier l’article. Le site est inactif: veuillez contacter votre hôte dès que possible. Contactez les clients qui ont laissé des commentaires négatifs sur Facebook. La plupart du temps, vous pouvez voir ces tâches venir. Certains d’entre eux ont peut – être été sur votre liste \
Vous pouvez le faire tous les mois au lieu de tous les jours, ce qui le déplace dans la catégorie non urgente et importante, puis vous pouvez le programmer pour le premier mois de chaque mois.
Ce n’est ni urgent ni important: la suppression des tâches qui appartiennent à cette catégorie n’a aucune valeur et ne nécessite même pas leur exécution. Parfois, quand je ne veux pas commencer mes activités « urgentes et importantes », je me retrouve à les faire. Tout d’un coup, je serais plus intéressé que jamais par mon flux Twitter ou déciderais que c’est le meilleur moment pour trier les livres que j’ai déjà triés. Les courriels que vous n’avez peut – être pas, l’utilisation excessive des médias sociaux et les réunions d’affaires improductives (même les conversations personnelles sans importance, comme les discussions que vous avez disputées avec votre mère) entrent dans la catégorie « pas d’urgence, pas d’importance ». Ceux – ci ne sont peut – être même pas sur votre liste de choses à faire, mais si vous y réfléchissez, vous pouvez faire beaucoup de la même chose encore et encore. Par exemple:
Même si vous n’avez jamais fait de shopping dans ces magasins, nettoyez – vous 20 courriels promotionnels par jour? Même si vous n’avez jamais tweeté ou participé à une conversation, la navigation sur Twitter fait – elle partie de votre travail du matin? Même s’il n’y a pas assez de discussions, avez – vous une réunion permanente avec le client une fois par semaine? Jetez – le. Si vous ne pouvez pas le faire, découvrez sa valeur, créez un plan pour rendre l’entreprise plus efficace et déplacez – la dans un autre quadrant. Rappelez – vous que certaines tâches sans cervelle peuvent sembler sans valeur, même si elles ne le sont pas. Ce qui n’a aucune valeur pour une personne peut être très précieux pour vous, surtout si la tâche vous donne plus de calme, plus de plaisir, plus d’inspiration, et ainsi de suite. Ne confondez pas les « tâches » et les « activités récréatives ». Si c’est un cadeau que vous vous offrez à la fin du cours, vous n’avez pas besoin d’ajouter \
C’est aujourd’hui. Considérations finales sur la matrice d’urgence importante avoir un calendrier complet de la vie de famille et du travail est un beau rêve que vous pouvez réaliser presque tous les jours. Mais même si vous avez un travail quotidien fiable et efficace, un jour vous serez submergé par tout ce que vous devez faire maintenant. Au lieu d’essayer d’être Superman – – ça ne marchera jamais, ça ne fera que vous épuiser, manger des collations et de la malbouffe, regarder des télé – réalité à 3 h du matin, en réponse à tant de stress (c’est moi?), Utilisez la matrice d’urgence pour expliquer tout ce qui vous attend. Quand il n’y a pas assez de temps ou d’énergie pour passer la journée, comprendre ce qui est important et pourquoi c’est une paille de sauvetage. Bien sûr, cette matrice est très facile à dessiner vous – même, mais si vous voulez télécharger des modèles, il y a beaucoup de modèles gratuits, comme celui – ci sur le site Eisenhower (et une application). Y a – t – il quelque chose dans votre liste de tâches que vous savez que vous pouvez accomplir plus efficacement? Il existe (peut – être) une application pour cela. Nous offrons 25 des applications de productivité les plus populaires aux professionnels.