Comment utiliser l’Assistant virtuel (va) pour redimensionner votre entreprise

Ou votre agent. Comme la plupart d’entre nous. Les av vous donnent l’occasion de vous concentrer sur le travail que seuls vous ou vos employés clés pouvez accomplir, alors qu’ils peuvent gérer tout le reste. Si vous le pouvez, vous pouvez obtenir de meilleurs résultats afin que vos clients obtiennent de meilleurs résultats et que vos coûts diminuent à mesure que la productivité et les profits augmentent, alors construisez un agent plus fort. Tout le monde a gagné.
Robert nichol, cofondateur de Rocket station, estime que c’est l’approche que toutes les institutions devraient adopter. « la réalité est qu’aujourd’hui, la plupart des entreprises, en particulier les institutions, n’utilisent pas efficacement leurs employés parce qu’ils ont des employés bien rémunérés qui accomplissent des tâches de niveau inférieur, ce qui tue leur productivité et leurs profits », explique – t – il. Idéalement, dit Nickell, les propriétaires d’organisations devraient laisser leurs employés clés gérer ce qu’ils font le mieux et externaliser tout le reste. Ainsi, par exemple, si vous dirigez une agence de référencement, votre personnel clé aux États – Unis peut se concentrer sur la planification stratégique et la création de contenu, tandis que votre va à l’étranger est responsable du lien et de la gestion de ma liste d’affaires Google.
L’utilisation appropriée d’assistants virtuels de cette façon peut faire la différence entre être coincé dans une fourchette de revenus ou réaliser une croissance massive. Comment l’Assistant virtuel a – t – il ouvert la voie au succès de Robert Nickell et comment Nickell vous a – t – il ouvert la voie? Nickell n’a pas géré une agence de création qui offre des services comme le développement de réseaux, le référencement ou les médias sociaux, comme vous et moi. Alors pourquoi l’Avez – vous écouté parler de développer votre agence avec l’av? La réponse est simple et comporte deux aspects.
Tout d’abord, il a créé son propre assistant vir
Il est important de comprendre que l’av qui a un avantage dans certains domaines tend à être faible dans d’autres. Par exemple, bien qu’un graphiste puisse bien produire une brochure attrayante, il peut ne pas être bon à des tâches répétitives et détaillées, comme la saisie de données.
Par conséquent, au lieu d’essayer de télécharger une grande variété de tâches à un assistant virtuel à temps plein, il est préférable d’embaucher du personnel à temps partiel pour assigner les tâches qui correspondent le mieux à leurs compétences. « Lorsque nous mettons les bonnes personnes au bon endroit, nos institutions et nos clients obtiennent de meilleurs résultats et la satisfaction au travail en Virginie est plus élevée, de sorte que tout le monde gagne. La plupart d’entre nous ont embauché des gens qui exagèrent, voire mentent ouvertement. J’ai engagé beaucoup de gens moi – même. Chaque fois que j’engage les mauvaises personnes, c’est parce que je ne peux pas les contrôler correctement, et je ne ferai plus jamais une telle erreur.
Aujourd’hui, Nous testons non seulement les compétences professionnelles des candidats au moyen de curriculum vitae et d’entrevues, mais nous accomplissons également de véritables tâches. Mais Nickell a fait passer le contrôle à un niveau complètement différent grâce à un processus de présélection complet pour s’assurer que les personnes qu’il a embauchées, c’est – à – dire les assistants virtuels qu’il fournit à d’autres entrepreneurs, sont hautement qualifiées. Vous pouvez développer sa méthode pour votre agent. « À l’heure actuelle, nous avons environ 6 000 candidats et candidates par mois et tous les candidats et candidates sont soumis à un processus de présélection, y compris une évaluation des compétences professionnelles, un test de compétences linguistiques, une présélection des antécédents et un test de dépistage des médicaments », explique – t – il.
Nickell dit que Rocket Station n’a embauché qu’environ 2% des 6 000 candidats qui lui ont parlé. « Il est tout aussi important d’éviter les erreurs d’embauche que d’embaucher
I. j’ai récemment documenté un certain nombre de processus pour les services fournis par mon institution et j’ai ajouté des détails supplémentaires à la documentation du processus, qui a été effectuée six fois avant d’être transférée à l’employé. Même à ce moment – là, ils avaient des problèmes, ce qui signifie que je devais inclure plus de détails. Comme il n’est pas possible de définir le succès \/ IRC, nous avons tous entendu la phrase suivante: « ce qui est mesuré devient meilleur », surtout lorsqu’il s’agit du travail que l’Assistant virtuel fera pour votre organisation. Nickell explique que, selon lui, l’erreur de la plupart des organismes est qu’ils n’ont pas défini d’indicateurs de rendement clés ou d’IRC clairs et objectifs lorsqu’ils ont travaillé avec l’av. « Vous devez comprendre exactement comment définir le succès et amener vos clients à changer d’avis, sinon votre Assistant virtuel serait occupé, mais inefficace.» Description avec des IRC et des objectifs clairs, vous et votre av communiquerez plus clairement afin d’améliorer vos processus, votre av améliorera les tâches qui leur sont assignées et vos clients obtiendront de meilleurs résultats grâce à vos efforts. Vous pourriez faire beaucoup d’erreurs potentielles en embauchant des assistants virtuels, et nous n’en avons discuté que quelques – unes. Mais ça ne veut pas dire que c’est comme essayer de danser dans un champ de mines. Faire ce qu’il faut, c’est plus que de la chance ou de la spéculation. Comme tout ce que nous faisons, il y a un processus spécifique pour maximiser les résultats que nous obtenons de l’av, et si nous continuons à suivre ce processus, nous maximiserons les résultats. Compte tenu de la conviction de Robert Nickell à l’égard des processus opérationnels documentés que son entreprise fournit à ses clients, il n’est pas surprenant qu’il offre également aux propriétaires d’institutions un processus documenté pour maximiser l’utilisation de leurs assistants virtuels. Vu et entendu par les propriétaires d’autres groupes d’âge
Je sais à quel point ça marche, alors je vais le partager avec vous. 1. Déterminer vos besoins la première étape consiste à déterminer vos besoins de haut niveau. Peut – être que votre activité principale est le développement web. Vous voudrez peut – être vous concentrer sur la stratégie et externaliser la plupart des travaux de base. Une fois que vous avez identifié le travail à faire, vous pouvez commencer à diviser les tâches nécessaires pour le faire. 2. Déterminez la portée de votre projet, dit Nickell. Ensuite, nous devons décrire chaque tâche nécessaire pour accomplir le travail. Il peut s’agir de tâches fastidieuses telles que l’installation du client dans le système de gestion de projet, la configuration de l’environnement de développement, la migration du contenu de l’environnement de développement vers un serveur en temps réel, ou de tâches plus importantes telles que la conception, le développement et l’optimisation de la vitesse. Contrairement à la croyance populaire, les assistants virtuels ne se limitent pas à des types simples de tâches administratives. Tant que vous les Examinez correctement pour vous assurer qu’ils possèdent les compétences appropriées, ils peuvent accomplir presque n’importe quel type d’activité que vous pouvez imaginer. Enfin, dit Nickell, « la clé est de comprendre ce que vous êtes le seul à pouvoir faire et de commencer à transmettre tout le reste à l’Assistant virtuel. Sa logique est fiable. Vous pouvez vous concentrer sur les aspects plus professionnels de votre service lorsque vous ne vous attardez plus sur toutes les petites choses de votre agence. « il y a des emplois moins qualifiés où vous pouvez passer à la Virginie, y compris la vérification des Rétroliens », a – t – il dit. Acquisition de nouveaux clients. Identifier de nouvelles possibilités de construction de liens pour configurer l’environnement de développement. Mener des activités de sensibilisation à la construction de liens. Migrer le site de développement vers un serveur en temps réel. Surveillez votre rendement au travail. Mise à jour du rapport de travail de compilation du plugin wordpress explique: « tous
Si vous créez un site Web, vous pouvez le décomposer en différentes phases de planification, de conception, de développement et de migration, chacune avec des dizaines, voire des centaines de tâches distinctes. Il est important de décrire toutes les activités afin que nous puissions déterminer avec précision qui fait quoi. « mais, a – t – il dit, de nombreux propriétaires d’institutions ont commis une erreur importante ici. Beaucoup de gens pensent que tout dans leur entreprise est si professionnel qu’ils sont les seuls à pouvoir le faire « Je comprends pourquoi je suis là. Quiconque me connaît sait que j’ai des normes élevées et que je veux faire les choses d’une manière ou d’une autre, donc au début j’ai eu de la difficulté à déléguer. 3. L’importance de documenter votre processus processus processus processus processus processus processus ne peut être surestimée, car il est essentiel pour une organisation efficace et évolutive et parce que votre Assistant virtuel est essentiel Terminer l’activité correctement. La chaîne de montage, qui a permis à Henry Ford de dominer l’industrie automobile, en est un parfait exemple. « la plupart des entreprises n’ont pas de processus documenté », explique Nickell. « le processus peut aider votre Assistant virtuel à exécuter vos tâches selon vos normes sans perdre aucune étape. Mais lorsqu’il s’agit d’un processus, la plupart d’entre nous ne tiennent pas suffisamment compte de l’ampleur réelle du travail que nous avons accompli. C’est parce que nous avons tellement d’expérience dans ce que nous faisons que nous tenons nos connaissances pour acquises. Souvent, ce n’est qu’en s’asseyant et en enseignant que nous réalisons toutes les petites étapes du travail. Dave Davies, Directeur de Beanstalk Internet Marketing et invité d’honneur de weblogy, a récemment fait l’expérience de cette situation à Rocket station. Une partie de ce processus consiste pour Davis à effectuer les tâches qu’il veut sous – traiter à l’av lorsqu’il les partage à l’écran avec D.
Il est ingénieur de processus à la station Rocket. Il se rendit immédiatement compte qu’il y avait dans son esprit beaucoup de connaissances qu’il tenait pour acquises et que ces connaissances devaient être incluses dans son processus. « en voyant le processus qui m’a été enregistré, j’ai immédiatement compris la valeur que Rocket station m’a apportée. Oui, il y a une grande valeur à gagner du temps en choisissant de bons candidats, mais il est surprenant de savoir que mes employés ont une orientation claire sur la façon d’exécuter les tâches, ce qui a été créé par des gens qui n’étaient pas les miens, de sorte qu’ils ne pensent pas seulement automatiquement aux questions. Endent. Incroyable, parce que les choses se sont bien passées tout de suite, et encore plus surprenant, parce que j’avais besoin de recruter de nouvelles personnes et que l’orientation sur les activités clés était en place, ce qui a permis d’économiser plus de temps. Idéalement, vos processus devraient être documentés dans le cloud, où votre équipe a toujours accès à la version actuelle. Dans mon institution, nous utilisons une combinaison d’outils d’organigramme, c’est – à – dire des diagrammes. Net, documents Google et vidéos stockées sur Google Drive. Nous utilisons également des modèles dans le système de gestion de projet pour nous assurer que chaque étape du processus est suivie et complétée. Selon Nickell, chaque propriétaire d’établissement doit savoir quelle combinaison d’outils est la plus appropriée pour documenter ses processus. 4. Trouver un assistant virtuel vous pouvez trouver un assistant virtuel de deux façons. Vous pouvez les trouver et les embaucher vous – même, ou les faire fonctionner par une agence. J’ai fait ces deux choses, et d’expérience directe, je peux dire que tout a des avantages et des inconvénients. Quoi qu’il en soit, votre première étape ici consiste à déterminer si vous voulez que l’av soit aux États – Unis ou à l’étranger. Denis Yu, opérateur de chirorevenue et client de Rocket station, est depuis longtemps un partisan des agences va, en particulier aux Philippines. \
Il y a eu des centaines d’av au cours de la dernière décennie. Si vous avez une forte équipe opérationnelle et du personnel aux Philippines, il est très pratique d’embaucher et de gérer directement l’av. « Nous avons constaté que le recrutement direct auprès d’organisations prêtes à l’emploi a été couronné de succès, qu’elles ont des processus bien établis et qu’elles ont de l’expérience dans la gestion d’équipes à distance », a – t – il déclaré, mais Yu a également averti que « si ces trois conditions ne sont pas correctes, vous pourriez souffrir de la disparition notoire de l’av ». La plupart des organismes se demandent pourquoi leur av s’effondre et ne comprennent pas la nécessité d’une communication régulière, d’une répartition claire des tâches et d’un encouragement continu pour les av offshore. Les différences culturelles et les fuseaux horaires ajoutent des facteurs plus complexes, et si vous n’avez pas de gestion et d’équipe, l’avantage en termes de coûts d’impartition sera réduit à zéro ». L’avantage des assistants virtuels basés aux États – Unis est qu’ils ont moins de problèmes de langue et sont généralement plus proches de votre fuseau horaire. Le principal inconvénient est qu’elles sont souvent plus coûteuses. Selon vous et l’État dans lequel ils résident, il peut y avoir d’autres questions liées au travail et à la fiscalité qui nécessitent une attention particulière. Le principal avantage des assistants virtuels à l’étranger est qu’ils sont généralement en mesure d’obtenir des employés compétents à moindre coût, tandis que les inconvénients peuvent être des problèmes de langue et de fuseau horaire. Où trouver votre Assistant virtuel il y a beaucoup d’endroits où trouver votre Assistant virtuel, chaque endroit a des avantages et des inconvénients. Feuilles de travail générales et spécifiques à va. Concert en direct. Social Votre réseau. Virtual assistant Agency. Les salons de l’emploi et les concerts offrent un vaste bassin de candidats à l’av, mais il y aura beaucoup de candidats potentiels à choisir. Il est donc particulièrement important de mettre en place un processus fiable pour éliminer les candidats inappropriés. L’utilisation des réseaux est une méthode efficace
Et trouver l’av qui pourrait convenir, mais gardez à l’esprit que beaucoup de gens voudront peut – être garder l’av eux – mêmes. Travailler avec un assistant virtuel comme robert’s Company est souvent un peu plus cher que d’autres options, mais il fait également tout le travail lourd de trouver et de s électionner des candidats, Donc tout ce que tu as à faire c’est leur donner une mission. Enfin, tout dépend de votre situation et de votre budget. 5. Communiquer tout au long du projet vous devez communiquer clairement les attentes avec l’adjoint virtuel dès le début du projet, vous assurer que tout le monde est cohérent tout au long du projet et expliquer les écarts entre le rendement et les attentes. Cela garantit le bon fonctionnement et la rentabilité de votre projet, la satisfaction de vos clients et la croissance continue de vos agents. La clé est d’acheminer toute la communication à travers un système, en s’assurant que rien ne passe à travers la fissure, et que vous pouvez la voir plus tard si nécessaire. Un système de gestion de projet comme Teamwork ou lundi, ainsi qu’un CRM intégré à votre courriel, peuvent le faire efficacement. Il est essentiel de mesurer objectivement le rendement des assistants virtuels pour établir des agents solides. Il y a plusieurs raisons à cela. La première et la plus évidente raison, dit Nickell, est de s’assurer que votre équipe fonctionne comme elle le devrait. Une autre raison tout aussi importante, dit – il, est qu’elle aide à gérer les attentes, ce qui signifie que votre av aura une plus grande satisfaction au travail, un meilleur rendement et un séjour plus long. Il n’y a que la montée. Toutefois, des IRC ou des IRC appropriés doivent être définis. Nickell explique: « l’IRC doit être quelque chose qui peut être mesuré objectivement, il n’y a pas de place pour l’explication, il doit être directement attribué à
Votre but ultime. Par exemple, si vous exploitez une organisation de référencement, vous voudrez peut – être suivre le nombre de courriels de sensibilisation envoyés pour les activités de construction de liens, mais un IRC plus efficace est le nombre de liens que ces courriels obtiennent. Chaque donnée nous dit quelque chose, dit – il, mais nous devons évaluer les mesures qui encouragent un IRC particulier. « Vous devez déterminer la meilleure façon de mesurer le travail de vos assistants virtuels afin que nous puissions améliorer les aspects opérationnels de l’entreprise sans perdre de temps à atteindre les IRC, mais sans être en mesure de servir nos clients », dit – il. Nickell dit qu’il est préférable de décoder un ensemble d’IRC pour créer un chemin vers la cible finale du client. 7. Redimensionner l’équipe d’assistants virtuels une fois cette structure en place, il est temps d’encourager et d’agrandir l’équipe, mais rappelez – vous qu’essayer d’agrandir l’équipe avant cela mène presque toujours à l’échec. À ce stade, vous pouvez commencer à ajouter de nouveaux assistants virtuels plus tôt que prévu afin qu’ils soient au courant de votre processus avant que la charge de travail des nouveaux clients ne s’alourdisse. Cela vous aide à vous assurer que vous êtes en mesure de répondre efficacement aux besoins de ces nouveaux clients. Il est important de se concentrer davantage sur les deux IRC sur lesquels se fonde la mesure de l’av, car certains processus s’arrêtent à mesure que vous redimensionnez et vous devez être prêt à adapter les processus au nouvel environnement. Dans tout cela, il est sage d’envisager tout cela d’un point de vue global, car vous essayez d’équilibrer: votre client. Leurs concurrents. Votre équipe interne. Assistant virtuel. Le procès. Outils et technologies. Vos concurrents. En d’autres termes, vous travaillez avec de nombreuses pièces mobiles différentes, et c’est exactement ce dont vous avez besoin
Une équipe forte vous soutient.