Comment embaucher un assistant virtuel pour votre entreprise

La formation, la gestion et la communication avec l’av peuvent prendre beaucoup de temps, donc, compte tenu du temps et du travail supplémentaires, vous devez vous assurer que cela en vaut toujours la peine. Vous devez sous – traiter certaines activités que vous aimez parce que vous savez qu’elles sont une perte de temps pour vous. Déléguer votre entreprise à d’autres personnes peut être intimidant, surtout lorsqu’elles ont accès à des renseignements sensibles. Comment trouver, embaucher et gérer des assistants virtuels l’ajout d’assistants virtuels à votre flux de travail exige beaucoup de travail, mais si vous pouvez le faire de façon organisée et consciente, votre entreprise prospérera dans quelques mois.
Décidez des tâches à assigner à l’av pour traiter une variété de tâches, allant du travail de bureau, de la saisie de données et de la gestion des boîtes de réception à la rédaction créative, à la conception graphique, au marketing et au développement de sites Web. Pensez aux opérations que vous faites souvent, qui prennent beaucoup de temps et que vous n’êtes pas un expert. Au lieu de prendre le temps d’en apprendre davantage sur les tâches de bas niveau, pourquoi ne pas engager un assistant virtuel qui est déjà un expert dans ce domaine? Si vous êtes mieux en mesure d’exécuter les tâches que l’av et que les tâches sont une partie importante de votre entreprise, ne les externalisez pas. De plus, essayez de ne pas embaucher d’av (et donc de facturer) qui se spécialise dans cette tâche. Par exemple, en tant que pigiste, je n’ai pas besoin d’av pour écrire, éditer ou corriger des ébauches pour moi. Je peux embaucher un assistant virtuel capable d’accomplir ces compétences, ainsi que d’autres personnes dont j’ai vraiment besoin, mais je m’abstiendrai d’embaucher une av qui est principalement liée à l’écriture: Puisque c’est mon domaine d’expertise, pourquoi payer pour cette expertise?
Énumérez toutes vos activités Énumérez chacune de vos activités, petites ou grandes. Il est ensuite divisé en quatre catégories: les tâches de grande valeur
Normes (pon) pour chaque activité. Les SOP sont régulièrement mises à jour pour tenir compte de la nouvelle stratégie et pour clarifier les points qui créent de la confusion pour l’av. les SOP désuètes ne sont pas d’une grande valeur. Envisagez de stocker les SOP sur Google Drive afin que vous et votre va puissiez vous marquer mutuellement et laisser des commentaires dans vos commentaires. Inclure autant de détails que possible – en supposant que l’av ne sait rien. Une flexion excessive est préférable à une flexion excessive. Assurez – vous d’ajouter des liens vers tout outil ou logiciel qu’ils veulent utiliser. Vous devrez peut – être créer d’autres pon ou du matériel de formation pour mettre à jour ces outils.
Si possible, veuillez inclure le modèle à remplir. Par exemple, si votre av affiche des messages pour vous sur les médias sociaux, le modèle veillera à ce que chaque message contienne les informations nécessaires et respecte votre marque et votre voix. Avant d’engager un assistant virtuel, déterminez les heures de travail pour lesquelles vous avez besoin d’un assistant virtuel. Vous devez savoir combien d’heures ils doivent travailler chaque semaine et \/ ou chaque mois, ainsi que tous les détails sur les heures de travail. Par exemple, si votre av gérera votre boîte de réception, vous voudrez peut – être qu’ils travaillent tôt tous les matins avant de vérifier votre courriel. Vous voudrez peut – être quelqu’un dans un fuseau horaire différent, dont la journée commence quelques heures avant la vôtre.
De plus, la décision quant au moment où l’av doit communiquer peut différer de ses heures de travail (bien qu’elle doive payer pour le temps de communication). Par exemple, vous voudrez peut – être que l’av travaille pendant vos heures de travail, mais vous voudrez peut – être aussi communiquer avec la base tous les dimanches après – midi de la semaine suivante. N’oubliez pas que si vous embauchez une va d’un État ou d’un pays différent, vous devez tenir compte des différences de fuseau horaire ainsi que des différentes célébrations et vacances. Trouver des assistants vir potentiels
Tuali recherche va sur une plateforme freelance comme upwork. Vous pouvez publier votre description de travail et \/ ou commander un profil va. Certaines plateformes comme celle – ci peuvent également surveiller les heures de travail et gérer les paiements, ce qui facilite votre gestion. De plus, vous pouvez lister les offres d’emploi sur Craigslist, mais vous ne bénéficiez d’aucun avantage administratif spécifique à la plateforme. Lorsque vous publiez une description d’emploi, cachez l’indicateur. Par exemple, aux trois quarts de la description de travail, vous pouvez écrire « utilisez « zèbre » dans votre réponse ». Cela vous indiquera quels répondants ont lu attentivement l’ensemble du poste. Vous pouvez également indiquer votre nom dans la description de travail et voir qui peut personnaliser leur réponse à vous. Ne pas pouvoir vous appeler directement n’est pas nécessairement un problème, mais une av professionnelle et détaillée saisit l’occasion de personnaliser leurs réponses. Vous pouvez également travailler avec des entreprises qui embauchent des va et qui les relient à leurs clients. Cela signifie que vous pouvez sauter les processus de recherche, d’entrevue et de sélection. De plus, l’entreprise dispose d’un vaste bassin de talents en va avec des compétences variées, de sorte que vous trouverez probablement ce dont vous avez vraiment besoin. Demandez – leur de participer au test créez une tâche de test qui représente la tâche la plus importante ou la plus complexe que vous devez gérer avec l’av. Déterminez ce dont vous avez besoin et combien de temps cela prendra et demandez – leur de vous dire combien de temps cela prendra. Il est éthique de payer les tests à l’av: certains clients ne paient pas, mais c’est la bonne chose à faire. Des taux forfaitaires plus faibles sont appropriés; Vous n’avez pas besoin d’un paiement personnalisé basé sur le taux de chaque av. entrevue l’Assistant virtuel qui vous intéresse mène une entrevue téléphonique ou vidéo pour mieux comprendre votre av potentielle. Vous serez en mesure d’évaluer leur intérêt pour le poste et leur rendement.
Ils recueillent ce que vous dites. De plus, si une bonne maîtrise de l’anglais est importante pour vous, une entrevue orale vous aidera à évaluer leurs compétences. Si l’av ne veut pas répondre à un appel téléphonique ou à un appel vidéo, considérez – le comme un signe que vous ne devriez pas travailler avec eux. Commencer à titre expérimental, même si l’av a accepté une demande d’emploi, un examen et une entrevue, peut ne pas convenir à une utilisation à long terme. Certaines personnes sont douées pour trouver un emploi, mais elles perdent rapidement leur énergie et commencent à échouer. De plus, vous ne savez pas s’ils excelleront dans chacune des activités que vous leur avez assignées à l’avance. La version d’essai vous permet de faire l’expérience de la collaboration et de voir s’ils peuvent gérer les tâches et la charge de travail. Donnez – lui du temps: un mois à six semaines est un délai raisonnable pour s’attendre à ce que l’av s’adapte, mais si vous le souhaitez, vous pouvez lui donner trois mois pour prouver sa valeur. Discutez à l’avance de la période d’essai avec l’av: Faites – leur savoir combien de temps dure la période d’essai et ce qu’il faut voir pendant cette période. Fixer une limite de temps pour une tâche fixe toujours une limite de temps. Indique à l’av combien de temps une tâche prend ou où elle doit s’arrêter (p. ex., après x heures). S’ils n’ont pas terminé l’activité, ils devraient quand même s’arrêter pour vous contacter. Dans le cas contraire, une activité de trois heures pourrait prendre jusqu’à 15 heures, ce qui serait beaucoup plus coûteux que prévu. Maintenir un contact régulier avec l’av tous les jours ou toutes les semaines. Découvrez ce qu’ils font, ce qu’ils ont fait récemment et s’ils ont des problèmes. Demandez – leur de remplir un rapport qui exige de l’information sur les tâches ou les projets réalisés au cours d’une semaine le temps consacré à l’exécution de chaque tâche ou projet auquel ils sont encore confrontés.