Comment programmer les réunions Skype rapidement et efficacement

Dans l’épidémie actuelle, nous avons constaté une augmentation significative du nombre d’employés qui travaillent à domicile. Cela a entraîné une augmentation des problèmes de communication. Skype for Business, anciennement lync, est un logiciel de messagerie et de vidéoconférence pour les entreprises. Vous permet d’accueillir jusqu’à 250 participants sans que le bénéficiaire ait à utiliser le programme. Il combine audio, vidéo et chat. Toutefois, aucune réunion ne sera organisée. Vous devez savoir comment utiliser l’application correctement pour programmer les réunions Skype. Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez l’article ci – dessous, créé par notre équipe à Amelia, la solution de réservation pour les entreprises prospères.
Comment programmer une réunion Skype configurer une réunion Skype en utilisant Outlook Pour configurer une réunion, vous devez d’abord obtenir Skype pour votre login d’affaires et votre mot de passe. Allez dans Outlook et ouvrez le calendrier. Sur le ruban, allez à l’onglet accueil et dans la section réunions Skype, sélectionnez nouvelle réunion Skype. Ensuite, tapez les adresses électroniques de tous les participants que vous souhaitez inviter (n’oubliez pas de séparer chaque adresse électronique par un point – virgule). Tapez le nom de la réunion dans la zone sujet. Les participants peuvent assister à la réunion en personne. Dans l’onglet réunions, allez aux options, cliquez sur le localisateur de chambres pour trouver les chambres disponibles, ou tapez l’emplacement de la réunion dans la boîte d’emplacement. Sélectionnez l’heure de début et de fin de la réunion. Vous pouvez utiliser l’assistant d’ordonnancement (dans la section affichage de l’onglet réunion) pour trouver le meilleur moment pour tous les participants. Entrez l’ordre du jour de la réunion dans la zone de la réunion. Assurez – vous que toutes les informations de la réunion Skype n’ont pas changé. Si vous avez accès à un abonnement d’entreprise ou d’entreprise pour Office 365, vous pouvez utiliser
Application Web Outlook. Ceci fournit un lien pour rejoindre une conférence en ligne et trouver un lien vers un numéro local pour un appel de conférence avec accès externe.
Configurer les grandes réunions Skype les instructions détaillées ci – dessus pour configurer les réunions Skype utilisent les options par défaut. Il s’applique aux petites réunions qui comprennent des membres de la même société. Pour organiser de grandes vidéoconférences auxquelles participeront des participants externes, vous devrez modifier certaines options de conférence. Laissez – nous vous guider tout au long du processus. Exécuter le processus de planification Skype pour le pool de serveurs d’affaires dédié à l’hébergement de grandes réunions peut prendre en charge jusqu’à 1000 participants à la fois. Le processus de planification hors bande est essentiel pour prévenir les conflits de planification et assurer le soutien du serveur frontal. Pour ce faire, si disponible, vous pouvez utiliser le système de billetterie de l’équipe de soutien de l’entreprise.
Suivez ces étapes pour configurer un grand Skype pour une réunion d’affaires. La durée, la durée et la taille de la réunion ainsi que le nombre et le nom des orateurs sont déterminés par l’organisateur ou le représentant de la réunion. Si le nombre de participants est supérieur à 250 ou pour offrir une meilleure expérience utilisateur à une réunion de moins de 250 participants, l’organisateur ou le représentant doit envoyer une demande de réunion importante. L’ordonnanceur vérifie le calendrier des grandes réunions pour s’assurer que les dates et les heures requises sont disponibles, puis approuve la demande de réunion.
Ensuite, l’ordonnanceur utilise les identifiants du pool privé pour configurer la réunion en utilisant Skype pour les affaires avec l’ajout de réunion en ligne d’Outlook. Cette personne
Demande à la réunion de recevoir un avis d’approbation, y compris l’URL requise pour se joindre à la réunion. L’organisateur ou le représentant de la réunion peut ensuite utiliser Outlook pour programmer la réunion et inclure l’URL fournie dans l’invitation à la réunion avant d’envoyer l’invitation à la réunion à l’invité. Définition des configurations de planification nécessaires Une fois que le personnel de soutien pour les grandes réunions a organisé les réunions requises dans le grand pool de réunions, vous devez mettre en place certaines choses. Assurez – vous d’ajuster les niveaux d’accès et d’autres paramètres de réunion pour répondre à vos besoins. Voici quelques conseils et paramètres utiles. N’utilisez pas d’espace de réunion pour plus d’une réunion. Toujours en créer un nouveau. Configurer correctement le niveau d’accès à la Conférence. Si quelqu’un de l’extérieur de l’entreprise assiste à une réunion, définissez le type d’accès à la réunion à « n’importe qui (illimité) ». De cette façon, vous n’avez pas à traiter avec les participants qui sont encore dans la salle d’attente au début de la réunion.
Si tous les participants sont membres de l’entreprise, définissez le type d’accès à « n’importe qui dans mon organisation ». Nous vous recommandons de ne pas choisir l’option « personnes que j’invite de l’entreprise ». Dans ce cas, vous devez ajouter toutes les adresses électroniques personnelles à la liste des invités. Ne sélectionnez pas l’option moi, organisateur de réunion seulement. Ce mode d’accès signifie que tous les participants, y compris les orateurs, doivent être en salle d’attente pendant la réunion. Dans ce cas, le responsable de la réunion doit vérifier la liste d’attente à tout moment pour accueillir de nouveaux participants. Nous vous recommandons de cocher la case « accès direct à l’appel » pour permettre l’accès automatique aux participants qui effectuent un Chi.
Très aimé par leurs téléphones portables. N’oubliez pas d’inclure l’organisateur ou le représentant de la Conférence, ainsi que tous les orateurs, dans la liste des invitations à la Conférence envoyées par les candidats à la Conférence. N’utilisez pas l’option de mise à jour automatique dans les paramètres du présentateur. L’introduction directe de haut – parleurs vous aidera à garder le nombre de haut – parleurs bas et facile à gérer. La plupart des participants à la réunion devraient être des participants. Cela réduira le risque d’interruption imprévue, comme la suppression d’une présentation PowerPoint par une personne non autorisée ou le silence ou la réactivation d’autres participants.
Pour éviter davantage les situations inutiles, sélectionnez désactiver tous les participants et bloquer la vidéo des participants pour vous assurer que seuls les orateurs peuvent lire l’audio et la vidéo pendant la réunion. Élaboration de politiques pour les grandes conférences Il est important de créer une nouvelle politique de réunion et de s’assurer que tous les participants affectés à un grand pool de réunions y ont accès. Utilisez la configuration suivante pour définir la politique: changez maxmeeting Size de la valeur par défaut 250 à 1000. Définissez le paramètre allowlargemeetings à true. Définissez le paramètre enableappdesktopsharing à none. Définissez allowuerstoscheduleemeetings avec le paramètre appsharing à False. Définissez le paramètre allowedsharednotes à False. Définissez le paramètre allowanotations à False. Définissez le paramètre disablepowerpoint annotations à true. Définissez le paramètre allowmultiview à False. Définissez le paramètre enablemultiviewjoin à False. Voici l’impact d’allowlargemeetings:
Masquer la liste des participants. Désactive les erreurs dans la fenêtre de GI. Désactivez la vidéo multi – participants. Désactive la promotion des participants en tant qu’orateurs. Tous les rapporteurs doivent être désignés
Avance Désactive la réactivation d’un seul participant. Désactive la possibilité d’appliquer la fonction de verrouillage des projecteurs vidéo aux participants. Étant donné qu’il n’y a pas d’assistant virtuel personnel responsable des commandes clés pour la grande réunion de l’événement, les participants ayant accès au téléphone ne seront pas en mesure de réactiver l’audio en utilisant le bouton commuté 6. Si l’organisateur de la réunion active désactiver tout pendant la configuration de la réunion, les participants au rtpc resteront désactivés pendant la réunion. Participer à Skype pour les réunions d’affaires sur votre appareil mobile Vous n’avez pas besoin de vous asseoir devant votre ordinateur pour une réunion d’affaires Skype. Si vous n’avez pas de bureau ou d’ordinateur portable, vous pouvez télécharger et installer l’application sur votre appareil mobile. Ils peuvent également travailler avec ces services s’ils ont MS Exchange ou Office 365 installé sur leur appareil. Skype pour l’interface utilisateur d’affaires est similaire sur tous les appareils (Windows, IOS et Android). Sur les appareils utilisant le système d’exploitation Android, l’écran d’accueil affiche les réunions à venir et les contacts récents. Pour une liste complète des réunions en cours ou du lendemain, cliquez sur l’icône réunion en haut de l’écran. Le bouton join est situé sur l’écran d’information de la réunion. Lorsque vous vous joignez à la réunion, vous pouvez interagir avec d’autres participants, ajouter d’autres participants, partager des vidéos et voir l’écran partagé du conférencier. Les appareils fonctionnant sur Windows vous permettent de visualiser de haute qualité l’écran partagé du présentateur. Les contrôles peuvent être cachés ou visibles. Sur les appareils IOS, la qualité de l’image de l’écran partagé est la même. Cependant, le contrôle est placé